11 Mar

Version papier ou électronique ?

Introduction

La prolifération de la technologie numérique dans le milieu de travail a été possible grâce à la réduction du coût d’acquisition et du coût de la mémoire numérique, mais également en raison de l’accès requis sur plusieurs périphériques.  Fournir des informations à tous les utilisateurs, quel que soit leur emplacement ou le périphérique visé, est devenue la norme dans la société actuelle évoluant à un rythme frénétique. De cette nécessité, la demande et l’utilisation d’un système de classement électronique interne a augmenté de façon exponentielle à la place du système de classement conventionnel sous format papier.

 

Par le passé, les employés de divers échelons dans tous les services travaillaient dans un emplacement central doté d’un accès raisonnable aux données sous format papier. La mémoire numérique était dispendieuse et, parfois, peu fiable. D’ailleurs, certains documents devaient être stockés dans leur format d’origine, advenant des litiges devant être résolus par voie judiciaire. Aujourd’hui, la mémoire numérique est devenue très abordable et l’apparition du « stockage dans le Cloud » a rendu l’accès simple, facile et précis. Dans plusieurs cas, sinon la plupart, des améliorations technologiques ont entraîné la modification des exigences légales. Les documents électroniques peuvent être protégés contre des changements non justifiés et les actes et contrats peuvent dorénavant être signés par plusieurs parties, car les tribunaux reconnaissent les versions électroniques comme des originaux. De la même manière que les courriers électroniques ont changé nos méthodes de travail, il en sera de même pour la gestion des registres électroniques. La nécessité de rendre nos communications par courriel visibles sur toutes nos périphériques électroniques est liée aux modifications qu’ont subi les interactions entre collègues, clients et fournisseurs, telles modifications étant possibles grâce à ce nouvel outil dans le milieu de travail. Le classement électronique est un prolongement naturel qui permet aux utilisateurs de partager des documents entre collègues et associés d’affaires externes dans le cadre de leurs activités quotidiennes.

 

Le but d’utiliser le classement électronique est de permettre à la direction et au personnel de produire, de classer et de gérer des documents internes et externes (p. ex., les factures, bons de commande, contrats), pour ensuite communiquer cette information rapidement aux clients et fournisseurs de façon fiable et totalement automatisée.

 

Les avantages du classement électronique

  • Accélère le processus de classement et en améliore la précision ;
  • Fournit un accès simultané à plusieurs utilisateurs ;
  • Élimine l’utilisation de documents sous format papier ;
  • Réduit le coût du papier ;
  • Réduit la nécessité de classeurs et d’espace coûteux pour le classement conventionnel ;
  • Élimine la nécessité de classer des documents, de les récupérer et de les classer de nouveau ;
  • Élimine les erreurs de classement de documents sous format papier et la perte de documents ;
  • Réduit ou élimine la photocopie ;
  • Permet aux utilisateurs de partager l’information sans faire d’impression ;
  • Des annotations électroniques peuvent être ajoutées aux copies numériques tout comme sur papier ;
  • Réduit le temps nécessaire pour exécuter des tâches, notamment le recouvrement de comptes et le rapprochement de comptes.

 

Les inconvénients du classement sous format papier

  • Le coût du papier ;
  • Le temps passé à classer et à récupérer des documents ;
  • Le coût d’entretien (c.-à-d., les classeurs, l’espace physique requis) ;
  • La nécessité de produire des copies pour d’autres ;
  • La transmission de documents entre les intervenants ;
  • Des versions différentes en circulation.

 

Un exemple typique – Facture au client

  • Créée en multiples exemplaires (client, dossier, archives et plus) ;
  • La facture doit être envoyée par la poste et le coût de l’enveloppe, de l’affranchissement et du temps investi doit être ajouté ;
  • Le classement du document ;
  • Plus de temps investi à récupérer et classer le document ;
  • Le coût pour photocopier ou numériser le document pour en fournir des copies à d’autres ;
  • L’incapacité d’utiliser les dossiers à moins d’être physiquement sur place.

 

Conclusion

Il est indubitable que la conversion du classement du format papier au numérique apportera de nombreux avantages à l’organisation. Étonnamment, la réalisation d’un tel changement peut se faire très facilement. La facilité et la rapidité de la conversion dépend de la capacité du système informatique actuellement en place et de sa capacité à fonctionner de concert avec un logiciel d’archivage à coût raisonnable. Dans tous les cas, les économies dépasseront de loin les coûts et le temps nécessaires pour effectuer cette transition et, avec le temps, généreront des dividendes et des économies des années durant.

Articles annexes